Missverständnisse entstehen dadurch, dass eine Aussage vom Empfänger anders verstanden wird als sie vom Sender gemeint ist. Das liegt daran, dass unser Gesprächspartner eine Aussage durch seine ganz eigenen Wahrnehmungsfilter schleust und dabei häufig eine andere Bedeutung hineininterpretiert. Der bekannte Psychotherapeut und Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick (1927 bis 2007) fasst dieses Phänomen in einem Satz zusammen: Nicht was A sagt ist entscheidend für den Erfolg von Kommunikation, sondern das was B versteht. Weiterer Lesetipp dazu: Das Kommunikationsmodell von Friedemann Schulz von Thun.

Nehmen wir zum Beispiel den Satz "Bitte reich mir mal die Butter rüber". In den meisten Fällen wird der Empfänger das genau so auffassen wie es der Sender gemeint hat: Er hätte gerne, dass ihm jemand die Butter gibt. In anderen Fällen kommt es jedoch vor, dass eine Aussage zwar genauso gemeint ist wie sie gesagt ist, die Nachricht vom Empfänger jedoch ganz anders aufgefasst werden kann. "Viel Spaß mit den Keksen" mag ein neutraler und nett gemeinter Satz sein. Ihr Gesprächspartner könnte jedoch folgendes verstehen: "Bist du dir sicher, dass du den Keks wirklich essen willst? Meinst du nicht, du hast schon genug Kekse gegessen? Findest du nicht, dass du etwas abnehmen solltest?" Das Ergebnis: Ein schlechtes Gewissen und Konflikt vorprogrammiert.

Gleichzeitig resultieren Missverständnisse und Unstimmigkeiten auch aus dem Unterschied zwischen direkter und indirekter Kommunikation. Die Aussage "Es ist warm hier" kann direkt und ohne Schnörkel interpretiert werden als "es ist warm hier." Indirekt könnte sie jedoch auch die implizite Aufforderung enthalten, doch bitte endlich ein Fenster zu öffnen. Viele Menschen kommunizieren auf diese indirekte Art und Weise und erwarten, dass ihr Gegenüber ihre Gedanken liest und ihre impliziten Wünsche erfüllt.

Sprache ist das elementare Kommunikationsmittel der Menschen. Sie ist ein komplexes System aus Lautfolgen, deren Bedeutung und Regeln wir im Laufe unseres Lebens erlernen. Wenn wir ins Ausland fahren und die dortige Sprache nicht sprechen, können wir uns nicht wirklich verständigen. Hände und Füße helfen uns eine Weile lang und mögen  für eine oberflächliche Kommunikation funktionieren. Doch wenn wir tiefergehende Gespräche führen wollen, müssen wir sicher sein, dass wir die Bedeutung der Wörter kennen und kommen nicht darum herum, die Fremdsprache zu erlernen.

Auch innerhalb derselben Sprache gibt es durchaus unterschiedliche Bedeutungen für ein und dasselbe Wort, da wir in unterschiedlichen Kulturräumen (Regionen, Gruppen, Familien) aufwachsen. Bei dem Wort "Küchenschrank" sehen Sie im Geiste wahrscheinlich einen anderen als ich. Das gleiche gilt für den Begriff "Urlaub". In meinen Trainings ist bei den Assoziationen der Teilnehmer zu "Urlaub" alles dabei: Von Sommer, Sonne, Strand und Meer über Balkonien, Höhlentauchen bis hin zur Hospitation bei Ausgrabungen (letzteres tatsächlich das exotischste, das ich je gehört habe).

Damit Sie klar, aktiv und positiv formulieren können, lesen Sie meinen Artikel "Lösungsorientiert formulieren".

Jede Kultur hat ihre speziellen Eigenheiten in Verhalten und Haltung, zum Beispiel bei der Begrüßung, beim Essen oder beim Small Talk. Für interkulturelle Missverständnisse bei der nonverbalen Kommunikation durch Körpersprache gibt es ganze Menge Beispiele: Der hochgereckte Daumen bedeutet nicht überall "alles in Ordnung", sondern kann in manchen Regionen als sexuelles Zeichen interpretiert werden. Ein Nicken bedeutet nicht überall "Ja" und ein Kopfschütteln nicht überall "Nein". Blickkontakt ist bei uns ein Zeichen von Höflichkeit, in Asien dagegen wird direkter Blickkontakt eher vermieden und gilt als unhöflich. Auch innerhalb desselben Kulturkreises kann es zu Missverständnissen in der nonverbalen Kommunikation kommen. In einer Gruppe entwickelt sich oft eine eigene Art zu sprechen durch Jargon, Akronyme, Modeerscheinungen und mehr.

Meistens orientieren wir Menschen uns beim Verstehen und Einschätzen anderer mehr an deren Körpersprache als an den Aussagen selber. So kann es zum Beispiel vorkommen, dass unser Gesprächspartner einen schlechten Tag hat und deswegen eine negative Mimik an den Tag legt. Das muss mit dem Gesagten gar nichts zu tun haben. Wir als Zuhörer könnten diese Mimik jedoch auf die Aussage beziehen und so falsch verstehen. Solch inkongruente Kommunikation, also wenn die Körpersprache (Mimik, Gestik und Haltung) nicht mit dem Gesagten übereinstimmen, führt häufig zu Missverständnissen. Ein Beispiel: Sie fragen freundlich eine Freundin, wie es ihr geht. Mit Tränen in den Augen antwortet sie: "Alles in Ordnung". Da stimmen verbale und nonverbale Aussage nicht überein und Sie fragen sich, was denn jetzt richtig ist.

Lesen Sie dazu auch meinen Artikel "Kann man Körpersprache hören?" speziell für die Kommunikation am Telefon.

Das alles zeigt uns, dass viele Unstimmigkeiten und Konflikte schlicht auf Missverständnissen beruhen. "So habe ich das doch gar nicht gemeint" ist einer der häufigsten Sätze zwischen zwei Menschen.

Mit diesen 5 Tipps können Sie Missverständnise klären und von vorneherein vermeiden:

1. Formulieren Sie klar und präzise
   Vermeiden Sie indirekte Kommunikation mit impliziten Wünschen oder Forderungen. Sagen Sie stattdessen direkt und freundlich, was Sie wollen - das steigert Ihre Chance, es zu bekommen.
2. Formulieren Sie einfach und verständlich
   Verwenden Sie Abkürzungen, Fachausdrücke und Fremdwörter nur da, wo Sie auch hundertprozentig sicher sein können, dass sie verstanden werden.
3. Fragen Sie nach, wenn Sie etwas nicht verstanden haben
   Bitten Sie um eine Erklärung, wenn jemand Abkürzungen, Fachausdrücke oder Fremdworte benutzt. Wenn Sie den Mut haben, zuzugeben, es nicht verstanden zu haben, können Sie viele Missverständnisse vermeiden.
   Das gilt auch für Situationen, in denen Sie sich unsicher sind, ob Sie das Gesagte richtig verstanden haben. Fragen Sie nach, wie genau es gemeint war, um Missverständnisse auszuschließen. Verwenden Sie dazu das umschreibende und das emphatische Zuhören. Näheres finden Sie in meinem Artikel über "Aktives Zuhören im Beruf".
4. Kommunizieren Sie kongruent
   Achten Sie darauf, dass Ihre Körpersprache mit dem was Sie sagen übereinstimmt. Vermeiden Sie Doppeldeutigkeiten in Ihrer Kommunikation. Ironie oder gar Zynismus zu häufig gebraucht lässt Ihre Gesprächspartner irritiert zurück, denn sie können Ihre Reaktion und Sie als Person irgendwann nicht mehr richtig einschätzen.
5. Setzen Sie die "Empfängerbrille" auf
   Normalerweise interpretieren wir die Aussagen unseres Gegenübers immer von unserer Warte aus. Diese "Warte" hat sich jedoch ganz individuell aus unseren Erfahrungen und unserer Bildung entwickelt. Stellen Sie sich soweit es geht auf Ihren Gesprächspartner ein und formulieren Sie empfängerorientiert.